Gemeente Haarlem

"LIAS speelt snel en vakkundig in op vragen en wensen"

Demonstratie
  • Provincie Noord-Holland
  • 1.300 medewerkers
  • 156.000 inwoners
  • 421 mln. lasten (begroting)
  • Klant sinds 2011
  • Meer dan 120 gebruikers
Het resultaat

Cindy Lensen, strategisch adviseur P&C: "Door het gebruik van LIAS is er inzicht ontstaan in het verloop van de meerjarige budgetten (zowel exploitatie als reserves en voorzieningen). Voorheen was de meerjarenbegroting niet voor iedereen toegankelijk, snel te raadplegen of de historische opbouw te zien. Dat is een hele eenvoudige handeling geworden, ook voor niet-financiële medewerkers".

Belangrijkste resultaat is dat het begrotingsproces transparanter is geworden, budgethouders op de hoogte zijn van de wijzigingen in hun producten en dat bij het opstellen van de P&C-documenten meerdere personen tegelijkertijd in het einddocument kunnen werken. Daarnaast is een belangrijk winstpunt dat de lay-out van de documenten nu ook uniformiteit uitstraalt en er geen omissie smeer zijn doordat er aanpassingen zijn vergeten in te plakken..

slimme vondst

Eén van de kritiekpunten was dat voor budgethouders niet altijd duidelijk was hoe en wanneer begrotingswijzigingen in de budgetten werden verwerkt. Er werd een bestuursrapportage opgesteld en na vaststelling van de bestuursrapportage werden door de financiële mensen de begrotingswijzigingen n.a.v. deze rapportage opgesteld en verwerkt. Deze wijziging werd niet altijd door de budgethouder gezien. In de huidige inrichting van LIAS is het proces omgedraaid. Eerst wordt de begrotingswijzigingen opgesteld en via de workflow van LIAS gefiatteerd en als de wijzigingen een aantal autorisaties heeft doorlopen komen de cijfers met bijbehorende teksten automatisch in de bestuursrapportages terecht. Dit levert een efficiencyvoordeel op en tegelijkertijd is het niet meer mogelijk dat budgethouders niet zijn geïnformeerd over de verwerking van een begrotingswijziging. Ook is het voor een budgethouders altijd mogelijk om de status van een ingediende wijziging te zien.

Gemeente Haarlem
De missie

Haarlem is bezig met een verbeterprogramma waarin, naast de bezuinigingsnoodzaak, ook een noodzaak van sterkere beheersing van budgetten moet worden gerealiseerd. Onderdeel van het verbeterprogramma is het beter positioneren van de budgethouders. De budgethouder als de primaire lijnverantwoordelijke dient zelf zijn budgetten te beheersen en dient tegelijkertijd door de staf in staat gesteld te worden deze verantwoordelijkheid waar te maken.

Als onderdeel van de uitvoering van het verbeterprogramma is LIAS Enterprise geïmplementeerd. Concrete doelen voor de LIAS implementatie waren:

  • Realiseren van efficiencyvoordelen door het opstellen van planning en control documenten met LIAS;
  • Verbeteren grip op proces door duidelijke regie met LIAS;
  • Het verbeteren van de continuïteit en toegankelijkheid, waardoor de betrokkenheid toeneemt.
  • Budgethouders moeten meer inzicht krijgen in het verloop van de budgetten en wijzigingen in budgetten moeten worden geautoriseerd door de budgethouder. Hierdoor kan de budgethouder zijn rol beter innemen.
  • Relateren beleidsinhoud (doelen en prestaties) een middelen (budgetten) via de prestatiemodule.
Sterke workflow

Naast het winstpunt op het gebied van budgetbeheer wordt efficiëntie bereikt doordat verschillende personen op dezelfde tijdstippen bijdragen kunnen leveren aan de te vervaardigen documenten. Alles gebeurt binnen één platform waardoor er altijd een actueel inzicht in de planning en control processen is. Waar voorheen alles met het betere knip en plakwerk bij elkaar moest komen, is het nu een kwestie van document(onderdelen) samenstellen met één druk op de knop.

Een van de sleutels tot succes

De belangrijkste sleutel tot succes is dat LIAS wordt beschouwd als dé waarheid voor wat betreft de begrotingscijfers. Het is daarom van groot belang dat LIAS toegankelijk is voor alle budgethouders van de gemeente. Door de budgethouders ook de mogelijkheid te geven (bijv. dmv lijstmuteren) om de eigen budgetten actueel te houden ontstaat er een meerwaarde. Op deze manier ontstaat ook inzicht in voorgenomen mutaties die in de loop van het begrotingsjaar worden geëffectueerd.

De klant

Groot voordeel van LIAS Software is dat de consultants niet alleen technisch op de hoogte zijn, maar ook bekend zijn met de P&C-processen binnen de gemeente. Hierdoor kan er snel worden ingespeeld op wensen en vragen. Makkelijk benaderbaar en klantvriendelijke helpdesk waar, zoals gezegd, technische en procesmatige kennis aanwezig is en men vooral met de klant meedenkt.

Overzicht