Gemeente Leeuwarden

Een ambitieuze planning heeft bijgedragen aan het succes

Demonstratie
  • Provincie Friesland
  • 1.000 medewerkers
  • 107.000 inwoners
  • 464 mln lasten (begroting)
  • Klant sinds 2011
  • meer dan 50 gebruikers
Situatie

Met de invoering van LIAS Enterprise heeft de gemeente Leeuwarden een forse stap gezet in de verdere automatisering en professionalisering van de P&C-functie.
Leeuwarden gebruikte al een aantal jaren de oude versie van LIAS; LIAS werd echter alleen gebruikt voor het opstellen van de boekwerken voor de begroting en de jaarrekening. De cijfermatige opstelling van de begroting gebeurde niet in LIAS, maar werd in een groot aantal Excelbestanden her en der verspreid in de organisatie voorbereid. De Excelbestanden werden vervolgens ingelezen in CODA het financieel systeem en vanuit CODA overgeheveld naar LIAS. Een werkwijze die sterk voor verbetering vatbaar was.

Implementatie

Met de invoer van LIAS Enterprise heeft Leeuwarden afscheid genomen van Excel en wordt de begroting volledig in LIAS voorbereid. Vanuit LIAS worden de gegevens ingelezen in CODA; een omkering dus van de oude werkwijze!

Door gebruik te maken van de kostenverdelingsmodule is de vrij complexe doorberekeningssystematiek van Leeuwarden nu een stuk beheersbaarder en inzichtelijker geworden. Doordat de begroting nu in LIAS Enterprise is opgesteld in plaats van allerlei Excelbestanden werden de diensten als het ware verplicht om de verschillende werkwijzen op elkaar af te stemmen en te uniformeren. Dit heeft heel goed uitgepakt. Het aantal uurtarieven is sterk teruggedrongen en doordat LIAS doorbelastingen keurig ‘rondreken’ behoren saldi op de kostenplaatsen nu tot het verleden!

Kwaliteit

Door de begroting in LIAS voor te bereiden is de kwaliteit van zowel het proces als de inhoud van de begroting fors toegenomen! Door LIAS is het bewaken en volgen van budgetmutaties zowel op concern- als dienstniveau enorm verbeterd. Dit geldt in het bijzonder voor de meerjarenmutaties die nu perfect in LIAS vastgelegd kunnen worden. In Leeuwarden is de financiële functie deels centraal op concernniveau gepositioneerd en deels decentraal bij de diensten. Door een instrument als LIAS wordt de communicatie binnen de gemeentelijke organisatie sterk verbeterd en is de aloude discussie of de financiële functie nu wel of niet gecentraliseerd moet worden een stuk minder relevant.

Succesfactor

Belangrijke succesfactor was een compacte projectgroep met sleutelfunctionarissen van de belangrijkste diensten. Een ambitieuze planning heeft ook bijgedragen aan het succes. De ondersteuning vanuit LIAS was prima. De LIAS consultants zijn door de wol geverfd en denken actief mee in mogelijkheden en geven ook duidelijk aan wanneer zaken niet mogelijk zijn. Plezierig is ook dat geconstateerde fouten in de programmatuur heel snel opgepakt en adequaat opgelost worden. LIAS is ook heel geïnteresseerd in zaken die je als klant mist in het pakket om op die wijze het product te kunnen verbeteren.

Overzicht